דיווח כוזב של שעות עבודה היא אחת הבעיות העיקריות של כל בית עסק כאשר הוא בודק את שעות העובדים שלו.
איך הבעיה עלולה להיגרם?
קודם כל, חשוב להבין שהבעיה היא בעיקר אי הוודאות שהעובד אכן עבד בשעות שהוא דיווח. אז הבעיה נגרמת כאשר אין פיקוח מתאים על העובד או שצורת הדיווח לא מתאימה לבית העסק.
בוא נסתכל על דוגמה של מקרה די שכיח, העובד הינו עובד שטח, בשל העובדה שהוא אינו מסיים את עבודתו בבית העסק הוא רושם את השעות ידנית.
הבעיה בצורת עבודה זאת היא שאין למנהל את היכולת לאמת את שעות העובד בצורה טובה. לעומת זאת, אם העובד היה מדווח דרך אפליקציה בלייב, הדיווחים היו אמינים בהרבה.
ישנם כמובן עוד מקרים רבים, אך בכולם הסימפטום זהה – העובד רחוק מהמעביד והמעביד לא מציע כלים מתאימים להתמודדות עם הבעיה.
איך ניתן למנוע דיווח נוכחות כוזב?
כפי שציינו קודם לכן, כל מקרה לגופו ותמיד ניתן למצוא פתרון מתאים – הכול תלוי בסיטואציה שלך. הדרכים הנפוצים ביותר למנוע דיווחים כוזבים הוא למנוע מהעובד לבצע דיווחים רטרואקטיביים.
מה זה דיווח רטרואקטיבי? דיווח רטרואקטיבי הינו דיווח נוכחות שלא קורה בזמן אמת ולכן אינו נחשב מדויק כל כך.
אתם בתור מנהלים תרצו למנוע כמה שיותר מצב שבו העובדים מדווחים בצורה הזאת, לא בגלל בעיה באמינות אלא פשוט כי אף אדם לא זוכר באיזה שעה התחיל לעבוד לפני שבוע.
דרך מצוינת למנוע זאת היא להקנות לעובדים כלים מתאימים כגון אפליקציה או שעון נוכחות.
האם שעון מותקן בעסק ימנע דיווחים כוזבים?
שעון בבית העסק הוא כלי מצוין שעובד כבר עשרות שנים בבתי עסק בכל רחבי העולם. ישנו מגוון רחב של שעונים החל משעוני כרטיסים שבהם משתמשים עם כרטיס עובד ועד שעונים ממוחשבים.
השעון המומלץ ביותר לנושא וודאיות ההחתמה הוא שעון נוכחות טביעת אצבע, זאת בשל אלגוריתם אימות טביעת האצבע של העובד אשר מאמת בצורה וודאית את התאמתו.
איך אפשר לאפשר דיווח נוכחות מהבית ועדיין לא לאבד שליטה?
בעקבות הקורונה ועליית ההייטק נהוג היום לאפשר לעובדים לעבוד גם מהבית בחלק מן הימים. דבר זה מציב אתגר למנהלים, שכן עליהם להתמודד עם עובדים שאין לו איתם לפעמים אף קירבה פיזית.
יש לזכור כי העובד צריך לעבוד לפחות באותה תפוקה מהבית כפי שעובד בעסק, לכן כפי שנדרש ממנו לדווח שעות בכניסה למשרד וביציאה מהמשרד, כך עליכם לדרוש ממנו לדווח כניסה ויציאה גם כאשר הוא עובד מהבית.
דבר זה ייתן לכם אפשרות לדעת מתי העובד שלכם עובד? כמה שעות? האם יש שעות בהן יותר נוח לו לעבוד מהבית? ובהתאם לכך להסיק מסקנות.
חשוב לזכור! יש כיום מספיק כלים טכנולוגיים שיאפשרו לכם לבצע בקרה מדויקת על העובדים גם כאשר הם לא לידכם.
לקריאה על שעון נוכחות אפליקציה לחץ כאן
לסיכום, הוצאות שכר העובדים הן חלק ניכר ומשמעותי בכל בית עסק.
הדרך הפשוטה ביותר לצמצם את עלויות השכר תהיה לנהל את שעות העובדים שלכם בצורה מיטבית. על מנת שתוכלו לעשות זאת בקלות ויעילות מומלץ להשתמש בכלים הטכנולוגיים המתאימים ביותר לסוג העסק שלכם ולאופי העבודה.
רצוי מאוד שלא לאפשר לעובדים לעדכן שעות באופן עצמאי, אלא אם מדיניות החברה דורשת זאת. כלים כגון שעוני נוכחות, אפליקציות, דיווח ממחשב, דיווח סלולרי ועוד יקלו עליכם ויחסכו בהוצאות.
מחפשים דרך לשפר את היעילות של העסק ולצמצם את הוצאות השכר? השאירו פרטים ונציגנו ישמחו לעזור לכם.
