יכול להיות שזה מרגיש לכם נחמד ונוח להשתמש בשיטות אלו, כנראה שכבר התרגלתם לכך… אבל מה אם אני אגיד לכם שיש אופציות נוחות ויעילות בהרבה שיעשו לכם את החיים קלים יותר?
ישנם הרבה סוגים של מערכות נוכחות, לכל אחת יתרונות משלה אשר צריכים להתאים לסוג העסק ולסוג העבודה שנעשית בו. בעסק עם עובדי שטח למשל נרצה שיהיה לנו אפליקציית דיווח, דוגמת ניו-טיים, אפליקציית הנוכחות שאנחנו פיתחנו בלומן אשר בן מגוון יתרונותיה מאפשרת גם לעקוב אחר מיקומי הדיווחים. אם במהלך עבודתכם אתם תוהים האם העובדים שלכם מדווחים בצורה אמינה ומדויקת, מעבר לאפליקציית שעון נוכחות הוא הדבר הנכון בשבילכם.
מערכת נוכחות חכמה תחסוך לכם טונות של בעיות, שעל חלקן אפילו לא הייתם מודעים. הנה כמה מהסיבות המרכזיות לנטוש את הדף ואת העט(לפחות בהקשר הנוכחות לבינתיים) ולהתקדם למאה העשרים ואחת.
ייעול חישובי השכר
ישנם לא מעט חברות המציעות מערכות נוכחות בשוק, אבל לא כולן מסונכרנות ועובדות בסינרגיה עם מערכות השכר השונות.
המרת הנתונים בין מערכת למערכת, או גרוע מכך בין דף לחישובים ארוכים יכולה להיות מתישה ותגזול מכם הרבה זמן ולפעמים גם כסף. בין יתרונות שעון נוכחות (מאמר עקיף) המחובר למערכת איכותית או יותר נכון יתרון מהותי הוא היכולת של המערכת לעשות את החישובים ולהמיר לנו את כל הקבצים בצורה כזאת שתחסוך לנו את כל החישובים והטעויות שלרוב קורות בדרך.
ואם דברנו על מעבר אל המאה העשרים ואחת, נטישת כלי הכתיבה, או יותר נכון הדפים גם אם במעט היא התקדמות לעולם ירוק וטוב יותר.
דיווח נוכחות יעיל יותר ומעקב קל יותר על המתרחש
דבר נוסף שאוכל לנו נתח לא קטן בכלל מהזמן זה הניסיון לעקוב אחר הזמנים והנוכחות של כלל העובדים. בין אם החברה שלנו מכילה חמישה עובדים או חמש מאות עובדים, נוכחות נהיית מסובכת כאשר מתחילים לנו דיווחים על עובד שחולה, לוקח חופשה או מחליף משמרת עם עובד אחר.
כאשר אנחנו משתמשים באפליקציית נוכחות, נוכל לגשת לכלל המידע המצוין לעיל בקלות, ואפילו לשלוף דוחות שיצביעו לנו על בעיות סיסטמתיות כמו איחורים או היעדרויות.
חשוב מאוד כמעסיק לשים לב לנושא הנוכחות בקפידה על מנת לשמור על האווירה ומורל העובדים.
כאשר עמית לעבודה צריך לחפות על עובד אחר שמתרשל, בדרך כלל מהר מאוד יורד מצב הרוח של העובד וסביבתו והמתח בסביבת העבודה עולה משמעותית.
שימוש בתוכנת נוכחות יהפוך את היכולת לעקוב אחר דברים אלו לקלה ביותר, ויאפשר לכם המעסיקים למנוע החרפה של בעיות.
דיווח נוכחות ביומן – לא מדויק ולא אמין, מערכת נוכחות – אמין ומדויק
החתמת חבר, מתאר מצב בו חבר חותם, מעביר כרטיס, או שלל שיטות אחרות בשם עמית אחר לעבודה על מנת שההוא יפיק מכך רווח כספי.
מעבר לשיטת עבודה הכוללת דיווח על בסיס פרמטרים ביומטריים כמו טביעת אצבע או זיהוי פנים, ידכא מצב זה וימנע בעיות אמון ומשמעת, בנוסף כמובן לחסכון בכסף.
שעון נוכחות ביומטרי יספק את הזמנים האמיתיים והמדויקים ביותר שכל עובד עבד.
באותה נשימה, אמינות בזמנים של כל עובד ועובד, ומצב בו אף אחד לא מרמה את המערכת, יעלה את המורל ויגרום לכולם לנהוג בצורה אמינה כמצופה.
חסכון בזמן וכסף
אחרון אבל לא פחות חשוב, אפליקציית נוכחות בניגוד לעבודה שמתבססת על דיווח נוכחות ביומן, תחסוך לכם זמן וכסף.
מאחר ומידע נאסף ומחושב בצורה אוטומטית בכל פעם שעובד מתחיל ומסיים משמרת, לא תצטרכו יותר לנהל רישום זמנים של כל עובד. מערכות נוכחות נפטרות גם מהאופציה של טעויות אנוש בחישובים כמו שעות העובדה בפועל וחישובי הפסקות.
לצערנו כפי שכבר ציינתי, קורים מקרים של רמאות מצד העובדים. שימוש במערכות הנוכחות יוכל לעזור לנו למנוע מקרים אלה ובכך לחסוך לנו כמויות זמן וכסף גבוהות מאוד.
בנוסף לא נצטרך יותר לרדוף אחרי עובדים שיגישו לנו את לוחות הזמנים שלהם ואת כלל השעות שרשמו לעצמם, מה שיחסוך לנו זמן רב. לבדוק ולרדוף אחר כל עובד ועובד בחברה זה נושא מתיש שלוקח לנו זמן רב, וע"י שידרוג ומעבר למערכת נוכחות נעביר את ה"אחריות" הזאת לאפליקציה שתעשה הכול בשבילנו.
