אחת ההוצאות העיקריות בכל עסק היא שכר העובדים, על מנת לחסוך בהוצאות ולמקסם את הרווחים רוב החברות המשק מבצעות רישום של נוכחות העובדים ברמה החודשית, בהתאם לשעות העבודה של כל עובד החברה יודעת לחשב את השכר המתאים עבור אותו עובד.
דיווח נוכחות חודשי של העובדים נועד לבקרה ומעקב אחר שעות העובדים, אך ישנם עוד יתרונות רבים וביניהן ייעול צורת העבודה, חלוקת עבודה נכונה בין העובדים וצפי של זמני פיתוח.
הדרכים הכי יעילות למעקב אחר דיווח נוכחות חודשי
שעון נוכחות עובדים – שעון המותקן בבית העסק כאשר העובדים מודיעים על הגעתם לעבודה או על עזיבתם את העבודה בעזרת דיווח אל מול השעון(בעזרת טביעת אצבע, זיהוי פנים או כרטיס)
אפליקציית שעון נוכחות – אפליקציה המותקנת בטלפון הנייד של העובדים, כל עובד נכנס לאפליקציה ומדווח מתוכה על תחילת עבודה וסיום העבודה. בשונה משעון פיזי, רוב האפליקציות מציעות גם שירותי תיקונים ידניים ובכך במקרה של שכחה של העובד לדווח נוכחות, ניתן להזין את הדיווח באופן ידני כאשר ניתן להגדיר שהדיווחים הידניים יעברו לאישור המנהל.
דיווח נוכחות אינטרנטי – דיווח נוכחות חודשי באמצעות המחשב או הטלפון הנייד דרך דפדפן האינטרנט, נמצא כשימושי ביותר בתקופה האחרונה בה עובדים רבים מדווחים נוכחות מהבית דרך המחשב. כמו באפליקציה גם כאן ניתן לקבל שירות תיקונים ידניים בהתאם להרשאות המערכת שנקבעו.
איך מחשבים את שעות העבודה של העובדים עם חלוקה לשעות נוספות?
דיווח שעות מהווה כלי חשוב מאוד שכן הוא מפרט את שעות הנוכחות של העובד.
כל עובד עם הסכם עבודה משלו ובהתאם להסכם עבודה הוא אמור לקבל שכר וזאת לפי חלוקה של שעות רגילות, שעות נוספות ושעות חוסר.
איך אתם מחשבים את כל הדברים הללו?
הפתרון היעיל והחכם ביותר לחישוב שעות הנוכחות לפי הסכם העבודה הוא באמצעות מערכת נוכחות.
הסכם העבודה יוגדר במערכת הנוכחות והמערכת תדע לחשב עבורכם את החלוקה המתאימה עבור כל עובד בהתאם לשעות העבודה והסכם העבודה שלו.
הסכם העבודה מוגדר או משויך לכרטיס העובד כאשר אתם תוכלו להפיק דוח ניתוח שעות וכנה לשכר בסוף החודש. את דוח ניתוח שעות העובדים אתם תעבירו לחשב השכר שלכם או לתוכנת השכר שלכם אשר תחשב עבורכם את השכר עבור כל עובד ועובד.
מערכת הנוכחות האינטרנטית שלנו מספקת ייצוא דוחות לPDF ולאקסל כמו גם אפשרות מתן גישה לחשב השכר של העסק שלכם למערכת.
בנוסף, המערכת שלנו יכולה לייצא עבורכם קובץ ייעודי לכל תוכנות השכר המובילות.
לסיכום, על מנת לבצע מעקב אחר דיווח נוכחות חודשי של העובדים מומלץ לבית העסק להחזיק כלי האחראי לדיווח שעות העובדים(שעון פיזי, אפליקציית שעון נוכחות או דיווח אינטרנטי), בנוסף לכך רצוי שתהיה מערכת נוכחות אשר יודעת לעבד את נתוני הנוכחות בהתאם להסכמי העבודה.
אנו בלומן מד-עת מספקים את כל הכלים עבור דיווח שעות העובדים ועיבוד נתוני הנוכחות.
