רוב מוחץ של העסקים תמיד מחפש דרכים לשפר את היעילות בחברה, לחסוך כסף ולהעצים את ה"תכלס".
אחת הדרכים הטובות ביותר לעשות זאת היא ע"י שימוש בעזרים שהופכים את המטלות לקלות יותר ואת צוות העבודה ליעיל יותר.
כיום בזכות התקדמות הטכנולוגיה והופעתן של תוכנות חדישות ניתן לייעל את העבודה פלאים, כך שדברים שלקחו הרבה זמן בעבר היום ניתנים לאוטומציה שתחסוך זמן וכסף.
אחד מהכלים הללו הוא מערכת של דיווח נוכחות אינטרנטי. אתם אולי לא מבינים את זה, אבל ההוצאות המעורבות בחישוב שכר לא כהלכה יכולות לצמוח לסכומים אדירים שיצרו חור גדול ברווחי החברה שלכם.
שיטת דפי הנוכחות והשכר המיושנת הן לא יעילות ומשאירות מקום רב לטעויות
גם העובדים המסודרים והטובים ביותר יכולים ויעשו טעויות שבסופו של דבר יעלו לכם כסף וזמן נוסף לתקנן. בנוסף כמובן תמיד קיים החשש לבעיות עם אמינות הדיווחים של עובדים, לדפי נוכחות אין את היכולת למדוד את נאמנות הדיווח ודיוקו מה שיכול להוביל לכך שעובדים קצת פחות ממושמעים ונאמנים לחברה ינצלו זאת לרעה.
מערכות נוכחות אוטומטיות לעומת זאת, ינטרלו את הטעויות האלה וגם יאפשרו לכם מעקב אחר איחורי עובדים, נושא שאם תעמיקו במאמר המצורף תבינו שחוסך לעסק כמויות עצומות של כסף וזמן.
מערכת הנוכחות יוצרת מהימנות לדיווחים וחוסכת לנו הרבה זמן על מטלות שפעם העסיקו אותנו.
בוא נראה את השינוי שמערכת הנוכחות תגרום בתהליכי העבודה של דיווחי השכר והנוכחות, ונראה איך זה יכול לגרום לעסק שלך להיות רווחי יותר להעלות את יעילות העבודה ולהוריד עלויות.
שיפור הדיוק: הורדת הסיכוי לטעויות
איגוד השכר האמריקאי, מעריך כי טעויות שנובעות מהקלדות ידניות של שכר ושעות עובדים, נע בין אחוז עד שמונה אחוזים מכלל השכר שמוציא העסק. עובדה זאת יכולה להישמע זניחה ולא חשובה במיוחד אבל בהתחשב בעובדה שמשכורות בעסקים רבים מהוות כחמישים אחוז מתקציב העסק, מכניס את הנתון הזה לפרספקטיבה נכונה יותר.
בנוסף מנתוני איגוד השכר האמריקאי עלה כי ניהול עובדים יעיל ע"י מערכות נוכחות אוטומטיות יכול להוריד את עלויות חישובי השכר בעד כשמונים אחוזים.
מערכת נוכחות אינטרנטית המורכבת משעון נוכחות ותוכנת נוכחות, מנטרלת את הסיכוי לטעויות אנוש, מה שאומר שלא תצטרכו לדאוג לכך שטעויות שיכלו להימנע נוגסות לכם מרווחי החברה.
הבטחת דיווחים אמינים
במחקר נוסף שערך איגוד השכר בשנת 2010 מצאו שסכומים גבוהים במיוחד משולמים מדי שנה בתשלומים עודפים, ורובם לעולם לא מוחזרים. כאשר יש שימוש בעזרים כמו שעוני נוכחות, תהיה לכם מהימנות ושקיפות בכל הנוגע לשעות העבודה של העובדים.
אם זה עובדים שממוקמים במשרדים או עובדי חוץ כאשר יש מערכת שעוקבת אחרי דיווחיהם וכוללת גם מעקב מיקום, תוכלו להיות בטוחים שהם לא "גונבים" זמן, או מעריכים ומאריכים את שעות העבודה שעבדו.
במקום זאת תוכלו לדעת שהכמות שעות עליהן שילמתם היא באמת כמות השעות אותה העובד עבד בפועל.
מה גם שכאשר ישנה מערכת מסודרת שעוקבת אחר שעות העבודה ומוציאה דוחות מסודרים על כך, לעובד יש תמריץ ועידוד להגיע בזמן ולהפסיק עם הטעויות ה"מקריות".
